8 bước để viết thư thương mại bằng tiếng Anh cực chuẩn

 

Trong thời đại công nghệ số ngày nay, mọi văn bản thương mại liệu có phải chỉ xoay quanh email, báo cáo, bản ghi nhớ? Phải chăng thư tín thương mại đã trở nên lỗi thời và không còn được sử dụng nữa? Trên thực tế, các doanh nhân vẫn thường xuyên nhận và gửi thư thương mại bằng tiếng Anh cho các khách hàng và đối tác.

vietthutinthuongmai

 

Một bức thư thương mại có thể được gửi thông qua email (ở dạng đính kèm hoặc trong nội dung email) hoặc dưới dạng bản cứng qua đường bưu điện. Về mặt hình thức, thư tín thương mại thường trang trọng hơn thư thương mại điện tử (email). Chúng truyền đạt những nội dung, thỏa thuận chính thức, trong những tình huống kinh doanh cụ thể.

Một bức thư với nội dung, bố cục tốt, logic, dễ hiểu sẽ giúp bạn ghi điểm trong mắt khách hàng và đối tác.

Học kỹ năng viết thư thương mại bằng tiếng Anh cùng Apollo English sẽ giúp các bạn viết được một bức thư hoàn hảo và ấn tượng.

Dưới đây là 8 bước để viết một bức thư thương mại cực chuẩn:

  1. Lựa chọn loại thư cần viết:

Thư tín thương mại có người gửi (sender) và người nhận (recipient).Người gửi có thể là một người hoặc một tổ chức, tương tự như vậy đối với người nhận.

Tùy thuộc vào mục đích gửi thư mà có thể phân loại thư tín thương mại thành một số dạng như sau:

  • Letter of complaint (Thư phàn nàn/khiếu nại): Đây là loại thư viết bởi một người hoặc một tổ chức, không hài lòng với sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty người nhận. Khi viết thư khiếu nại, điều quan trọng là phải giữ được giọng văn lịch sự, ngay cả khi bạn đang rất bực mình và có rất nhiều điều muốn phàn nàn.
  • Letter of inquiry (Thư hỏi hàng): Loại thư này được sử dụng khi bạn muốn hỏi về sản phẩm, dịch vụ v.v của công ty khác. Nếu bạn dự định viết một lá thư hỏi hàng, hãy chắc chắn rằng bạn cần thu thập được càng nhiều thông tin càng tốt. Hãy tạo một checklist (danh sách) các vấn đề bạn cần tìm hiểu để không bỏ sót bất kỳ thông tin nào nhé.
  • Cover letters (Thư giới thiệu): Khi bạn đang ứng tuyển vào một công việc nào đó, thì chắc chắn bạn sẽ cần dùng đến loại thư này. Chúng thường được gửi kèm với bản sơ yếu lý lịch để giới thiệu cho nhà tuyển dụng biết bạn là ai. Một thư giới thiệu tốt có thể giúp bạn có được công việc. Nên viết ngắn gọn, xúc tích, thể hiện được màu sắc riêng của bản thân nhưng cũng đừng cố gắng gây ấn tượng với người đọc một cách quá mức.
  • Adjustment letters (Thư hòa giải): Được sử dụng khi phúc đáp lại thư khiếu nại của khách hàng. Nội dung bức thư sẽ thể hiện cách thức vấn đề đối với sản phẩm hoặc dịch vụ được giải quyết (hoặc không). Đây là loại thư khó bởi người đọc thường là những khách hàng không hài lòng với công ty và đang rất bức xúc, nên cần sử dụng ngôn ngữ phù hợp để xoa dịu họ mà không làm ảnh hưởng đến việc kinh doanh của công ty.
  • Order letters (Thư đặt hàng): Loại thư này được sử dụng khi bạn muốn đặt hàng với một công ty. Thư đặt hàng cần chứa những thông tin chính xác, vì vậy bạn cần kiểm tra kỹ tất cả các thông số trước khi gửi thư. Ngôn ngữ sử dụng cần chuẩn chỉnh. Nên sử dụng từ ngữ đơn giản và rõ ràng. Các câu văn dài thường khiến người đọc khó theo dõi và nắm được ý của người viết.
  • Các loại thư khác: Ngoài ra, tùy theo tình huống cụ thể, người viết có thể sử dụng rất nhiều loại thư thương mại khác nhau. Ví dụ như, bạn có thể viết một bức thư để:
  • Thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ;
  • Giới thiệu nhân sự
  • Thông báo nhân sự nghỉ việcv.v.

Dù bạn chọn loại thư nào để viết thì hãy tiếp tục đọc bài viết này, tìm hiểu các bí kíp và mẫu câu bạn có thể sử dụng trong những tình huống cụ thể để trở nên chuyên nghiệp nhé.

>> Xem thêm  : Tiếng anh giao tiếp quốc tế

  1. Gạch đầu dòng các ý chính

Sau khi bạn đã chọn được loại thư sẽ viết, điều quan trọng là dừng lại và suy nghĩ. Hãy gạch đầu dòng các ý chính trước khi bạn bắt đầu viết.Nếu bỏ qua bước này, bạn có thể mất nhiều thời gian hơn đấy.

Sửa chữa các lỗi nhỏ như cách dùng từ sẽ đơn giản hơn nhiều so với thay đổi ý chính.

Vì vậy, bước đầu tiên là thu thập tất cả các thông tin liên quan đến nội dung bạn cần viết. Nếu bạn đang viết một bức thư khiếu nại, bạn cần biết chắc chắn vấn đề như thế nào và bạn mong muốn đạt được điều gì.

Nếu bạn đang viết một bức thư đặt hàng, nhớ thu thập đầy đủ thông tin về sản phẩm mà bạn yêu cầu.

Tiếp theo, viết các ý chính. Bạn có thể viết cả câu, hoặc chỉ viết các từ khóa nếu như bạn đang vội. Ví dụ, nếu bạn đang viết thư giới thiệu, bạn có thể gạch đầu dòng các ý sau (viết bằng tiếng Anh để tư duy nhé):

  1. What job you are applying for. (Bạn đang ứng tuyển vị trí gì)
  2. Why you think you would be good for the job/why the company should hire you. (Tại sao bạn nghĩ mình là ứng viên phù hợp/vì sao công ty nên tuyển dụng bạn)
  3. Why the job would be good for you (vì sao công việc này lại phù hợp với bạn)
  4. When you are available for an interview (khi nào thì bạn sẵn sàng đi phỏng vấn)

Khi bạn nắm được các ý chính, bạn sẽ biết cần phải viết bao nhiêu đoạn văn.Hãy nhớ, một đoạn văn chỉ diễn tả một ý chính. Điều này sẽ giúp cho người đọc nắm được ý bạn muốn nói và bức thư của bạn sẽ logic và chặt chẽ hơn. Người đọc cũng sẽ cảm thấy thoải mái khi đọc thư nếu bạn  kết nối các ý tốt. Lưu ý sử dụng connectors (từnối) khi chuyển ý giữa các đoạn văn.

 

  1. Sử dụng bố cục và lời chào hợp lý

Thư tín thương mại có những quy định chặt chẽ về bố cục và cách trình bày. Bạn cần có mục người nhận, người gửi và tuân thủ theo một số quy tắc cơ bản sau:

  • Bắt đầu với địa chỉ của người gửi. Bạn có thể viết dòng này ở chính giữa văn bản hoặc căn trái. Đừng ghi tên của bạn hoặc chức danh vì vị trí của chúng là ở cuối thư.
  • Để cách một dòng và viết ngày gửi ngay dưới địa chỉ của người gửi. Nếu bạn đang viết thư gửi một công ty tại Mỹ, hãy nhớ sử dụng định dạng ngày tháng kiểu Mỹ theo thứ tự: tháng/ngày/năm.
  • Để cách thêm một dòng nữa và viết tên người nhận, vị trí công tác, địa chỉ.

Lưu ý đến cách xưng hô. Dùng Mr. cho nam giới, với phụ nữ thì Miss. cho người chưa có gia đình, Mrs. cho người đã có gia đình, Ms. khi chúng ta chưa biết tình trạng hôn nhân. Tốt nhất là nên sử dụng Ms.khi gửi thư cho nữ giới

Tham khảo ví dụ dưới đây:

14 Bridge Street
Baviera, California 92908

March 11, 2016

Ms. Jane Smith
Customer Care Manager
Chapman and Litt
711-2980 Nulla Street
Mankato, Mississippi 96522

  • Bắt đầu bức thư với lời chào hợp lý, tùy thuộc vào việc bạn đã biết về người nhận hay chưa và mức độ thân thiết của bạn với họ. Trong tiếng Anh – Mỹ, chúng ta sử dụng dấu hai chấm ( : ) sau lời chào trong những bức thư thương mại trang trọng. Trong tiếng Anh – Anh, chúng ta sử dụng dấu phẩy (,).

Tham khảo ví dụ dưới đây:

Dear Ms. Smith: (Nếu bạn biết tên người nhận.)

Dear Jane: (Nếu bạn biết người nhận khá rõ và gọi họ bằng tên đầu – first name)

Dear Sir or Madam: (Nếu bạn không biết tên người nhận.)

To Whom It May Concern: (Nếu bạn không biết người nhận cụ thể. Cụm từ này thông dụng hơn “Dear Sir or Madam”. Tốt hơn hết là nên có người liên hệ cụ thể khi viết và gửi thư tín thương mại)

  • Kết thúc bức thư một cách hợp lý, tùy thuộc vào lời chào bạn dùng ở đầu thư:

(Dear Ms. Smith:) Yours sincerely / Sincerely / Sincerely yours,

(Dear Jane:) Best / Best regards / Kind regards,

(Dear Sir or Madam: / To Whom It May Concern:) Yours faithfully / Faithfully / Faithfully yours,

  • Ký tên, nếu bạn gửi thư được in ra và viết tên, chức danh của bạn

[Signature]

[Ms.] Rebecca Smith
Director of Acquisitions

4. Sử dụng từ ngữ thích hợp cho mỗi loại thư

Tùy thuộc vào loại thư tín thương mại bản gửi, bạn có thể sử dụng một số mẫu câu và cụm từ gợi ý dưới đây

  • Letters of complaint (Thư khiếu nại):

I am writing to complain about… (Tôi viết thư này để phàn nàn về việc …)

I am writing to draw your attention to… (Tôi viết thư này để lưu ý các ngài về việc …)

I recently purchased … from your company. (Gần đây tôi có mua sản phẩm … của công ty ngài)

Not only…(did the product arrive late), but…(it was faulty as well) (Không những …(giao hàng muộn), mà … (sản phẩm còn bị lỗi))

As you can imagine, I was quite disappointed/upset when… (Như các ngài thấy, tôi khá là thất vọng/buồn khi …)

I suggest that I get a full refund. (Tôi đề xuất việc hoàn lại tiền)

I feel entitled to a refund (Tôi nhận thấy tôi có quyền được hoàn lại tiền).

I would be grateful if you could give me a refund. (Tôi sẽ cảm thấy biết ơn nếu ngài có thể hoàn lại tiền cho tôi)

I would appreciate it if you could replace the product. (Tôi sẽ rất cảm kích nếu ngài có thể đổi sản phẩm khác)

I look forward to receiving a prompt reply. (Tôi mong sớm nhận được hồi âm)

  • Letters of inquiry (Thư hỏi hàng):

I am writing to inquire about… (Tôi viết thư này để hỏi về …)

Would you be kind enough to provide me with some information about… (Ngài có thể vui lòng cung cấp cho tôi một số thông tin về …)

I would be appreciative if you could help me find out…(Tôi sẽ rất cảm kích nếu ngài có thể giúp tôi tìm hiểu về … )

Could you tell me whether… (Ngài có thể cho tôi biết liệu … )

I would also be interested in… (Tôi cũng rất hứng thú với … )

  • Cover letters (Thư giới thiệu):

I am writing to apply for the position of… (Tôi viết thư này để ứng tuyển cho vị trí … )

I am writing in response to your advertisement… (Tôi viết thư này theo quảng cáo của ngài …)

I would like to apply for the position of… (Tôi hân hạnh được ứng tuyển vị trí …)

I am particularly interested in this job because… (Tôi đặc biệt hứng thú với công việc này bởi …)

As you can see from my resume,… (Như ngài có thể thấy từ bản sơ yếu lý lịch của tôi,…)

As you will notice in my resume,… (Nếu ngài để ý ở bản sơ yếu lý lịch của tôi, …)

I am currently employed by… (Hiện tại tôi làm việc cho …)

I am keen to pursue a career in…, because… (Tôi thích thú với việc theo đuổi sự nghiệp trong lĩnh vực …, bởi vì …)

My main strengths are… (Những thế mạnh chính của tôi là …)

I would be available for an interview starting… (Tôi sẵn lòng cho buổi phỏng vấn từ ngày …)

Should you require any further information, please do not hesitate to contact me. (Nếu ngài cần thêm thông tin gì, đừng ngần ngại liên lạc với tôi.)

  • Adjustment letters (Thư điều chỉnh/hòa giải):

Please accept our apologies for…(Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi cho vấn đề …)

We sincerely apologize for… (Chúng tôi thành thật xin lỗi cho việc …)

The mistake was apparently due to…(Sai lầm dường như là do …)

We are currently working on… (Chúng tôi hiện đang làm việc …)

To prevent this from happening again,… (Để ngăn ngừa việc này xảy ra một lần nữa,…)

We understand how upset you must have been when…, but unfortunately… (Chúng tôi hiểu ngài đã khó chịu như thế nào khi …, nhưng thật không may …)

  • Order letters (Thư đặt hàng):

We would like to place an order for… (Chúng tôi hân hạnh đặt đơn hàng cho sản phẩm …)

We look forward to receiving your offer for… (Chúng tôi mong nhận được đề nghị công ty về …)

Could you please confirm the prices for… (Ngài vui lòng xác nhận giá của …)

We are looking forward to your confirmation. (Chúng tôi mong nhận được xác nhận của công ty ngài)

  1. Kiểm tra lỗi chính tả 

Khi viết một bức thư thương mại thì chính tả là điều vô cùng quan trọng. Nếu có thể, hãy sử dụng công cụ kiểm tra lỗi chính tả để chắc chắn rằng bạn không mắc lỗi này. Ví dụ như trang web này chẳng hạn:

https://www.jspell.com/public-spell-checker.html

Nếu bạn đang viết thư thương mại như một phần của bài kiểm tra thì hãy tránh các lỗi chính tả bằng cách thay thế các từ mà bạn cảm thấy không chắc chắn bằng một từ khác. Ví dụ, nếu bạn không cảm thấy tự tin khi sử dụng từ occur, bạn có thể dùng từ happen để thay thế.

Một điều rất có ích nữa, đặc biệt khi bạn đang viết thư giới thiệu hoặc bạn đang cố gây ấn tượng với người đọc, đó là xem người đọc sử dụng tiếng Anh – Anh hay Anh –Mỹ. Có rất nhiều từ viết khác nhau trong tiếng Anh-Anh và tiếng Anh-Mỹ, hãy tham khảo trang web dưới đây để thấy những sự khác biệt chính.

https://en.oxforddictionaries.com/spelling/british-and-spelling

  1. Kiểm tra lỗi ngữ pháp

Sai ngữ pháp là một vấn đề rất thường gặp trong các bài viết tiếng Anh nói chung và thư thương mại nói riêng. Không có cách nào khác là bạn phải học các quy tắc và thực hành càng nhiều càng tốt. Bạn có thể mua các sách ngữ pháp trên thị trường (English Grammar in use, How English works …) hoặc luyện tập thông qua trang web có bài tập online, hoặc cả hai, tùy thuộc vào việc bạn thấy cách nào phù hợp và thuận tiện cho bạn hơn.

Bạn có thể tham khảo các bài tập ngữ pháp online tại trang web sau

https://www.englisch-hilfen.de/en/exercises_list/alle_grammar.htm

Một điều khác bạn có thể làm là nắm được điểm yếu ngữ pháp của mình là gì. Ví dụ, bạn có hay quên không thêm s vào sau động từ ngôi thứ ba số ít ở thì hiện tại? Hay bạn có đang sử dụng the một cách tùy tiện?

Và dưới đây là danh sách các lỗi ngữ pháp mà rất nhiều người thường mắc phải:

  • Your vs. you’re

Lỗi: Your a valued customer and we’d like to apologize for the inconvenience we’ve caused you.

Sửa: You’re a valued customer and we’d like to apologize for the inconvenience we’ve caused you.

Sửa: Your interest is important to us.

Giải thích: Your là tính từ sở hữu. You’re = You are.

  • Its vs. it’s

Lỗi: Its important that we get a reply as soon as possible.

Sửa: It’s important that we get a reply as soon as possible.

Sửa: We did not receive the email and its attachment.

Giải thích: Its là tính từ sở hữu. It’s = It is.

  • Danh từ sở hữu số nhiều

Lỗi: The employee’s lack of motivation stems from their low salaries.

Sửa: The employees’ lack of motivation stems from their low salaries.

Giải thích: Với danh từ số ít, chúng ta thêm ‘s để diễn tả sự sở hữu. Với danh từ số nhiều kết thúc bằng đuôi s, chúng ta chỉ thêm

  • Thì Hiện tại đơn vs Hiện tại tiếp diễn

Lỗi: am working with kids and I love my job.

Sửa: work with kids and I love my job.

Sửa: am working with these kids while their teacher is on maternity leave.

Giải thích: Chúng ta sử dụng thì Hiện tại đơn cho những hành động nói chung, có tính vĩnh viễn, chẳng hạn như công việc của một người nào đó. Chúng ta sử dụng thì Hiện tại tiếp diễn cho những hành động xảy ra tạm thời.

  • Thì Hiện tại hoàn thành vs Quá khứ

Lỗi: have read your cover letter when you sent it.

Sửa: read your cover letter when you sent it.

Sửa: have read your cover letter and would like to follow up with you.

Giải thích: Chúng ta sử dụng thì Hiện tại hoàn thành cho những hành động diễn ra trong quá khứ và kéo dài tới hiện tại. Chúng ta sử dụng thì Quá khứ cho những hành động xảy ra trong một thời điểm cụ thể ở quá khứ.

  • Than vs. then

Lỗi: Our profits are lower then last year.

Sửa: Our profits are lower than last year.

Sửa: We analyzed your request and then we contacted you.

Giải thích: Chúng ta sử dụng than với dạng câu so sánh và then khi muốn đề cập đến một việc gì đó xảy ra.

viết thư

Trông có vẻ khó nhằn nhưng cũng đừng quá lo lắng. Ngữ pháp tiếng Anh tương đối phức tạp, và ngay cả người bản ngữ đôi lúc cũng cảm thấy lúng túng với các lỗi ngữ pháp. Để đảm bảo văn bản thương mại của bạn không mắc lỗi ngữ pháp, Apollo English gợi ý cho bạn một công cụ rất hiệu quả để kiểm tra lỗi https://app.grammarly.com/ phần mềm này sẽ kiểm tra, làm nổi bật các lỗi và đưa ra gợi ý sửa lỗi giúp bạn.

  1. Kiểm tra lỗi dấu câu

Để tìm ra hết các lỗi chính tả, ngữ pháp, dấu câu v.v. trong cùng một lúc là điều không đơn giản. Vì vậy, hãy cố gắng đọc lại thư của bạn nhiều lần và chia các lần ra, mỗi lần tìm một loại lỗi. Dưới đây là một số lỗi về dấu câu mà nhiều người hay mắc phải:

  • Quên dấu phẩy(,)

Lỗi: We tried emailing them but there was no reply.

Sửa: We tried emailing them, but there was no reply.

Giải thích: Nếu bạn ko biết chắc chắn khi nào thì dùng dấu phẩy,thì hãy thử cách chia nhỏ câu văn của mình ra: We tried emailing them. There was no reply. Như vậy dễ hiểu hơn phải không nào? Nếu như bạn vẫn chưa chắc chắn, thì hãy đọc câu đó lên. Thêm dấu phẩy vào những chỗ bạn ngừng lại.

  • Sử dụng dấu chấm than và biểu tượng

Lỗi: I was extremely upset when I received a faulty product!

Sửa: I was extremely upset when I received a faulty product.

Giải thích: Dấu chấm than và biểu tượng chỉ hay sử dụng trong các văn bản mang tính thân mật, vì vậy bạn nên tránh sử dụng chúng trong những lá thư thương mại.

  • Sử dụng quá nhiều hoặc ko có dấu cách

Lỗi: I haven’t applied for a job before , but I’ll give it a try now .  I’m not sure if I’m qualified,  though.

Sửa: I haven’t applied for a job before, but I’ll give it a try now. I’m not sure if I’m qualified, though.

Giải thích: Khi đánh máy, chúng ta chỉ sử dụng một dấu cách sau dấu phẩy, dấu chấm và không có dấu cách ở trước

  1.  Căn chỉnh thư

Hãy để phần căn chỉnh làm cuối cùng, bởi nó tốn ít thời gian hơn. Hầu hết thư tín thương mại sử dụng một cấu trúc cố định, được căn lề trái (left justified) và cách dòng đơn (single spaced). Bạn nên sử dụng cách dòng đôi giữa hai đoạn văn để dễ nhìn hơn. Phông chữ thông dụng nhất là Times New Roman 12, hoặc Arial

Tất cả chỉ có vậy thôi! Chỉ cần làm theo các bước trên, việc viết thư tín thương mại sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Hãy nhớ rằng, dù bạn có biết người đọc thư hay không, thì việc tỏ ra thân thiện cũng đồng nghĩa với chuyên nghiệp đấy.

Đối với những bạn muốn nâng cao kỹ năng viết tiếng Anh cấp tốc, bạn có thể tham gia vào khóa luyện viết tiếng Anh thương mại của Apollo.  Khóa học này được thiết kế nhằm giúp học viên viết tiếng Anh một cách tự tin và hiệu quả.

Bất cứ khi nào bạn cảm thấy lúng túng, thì hãy xem lại 8 bước trên và tiếp tục luyện tập nhé!

Chúc các bạn học tập tốt!

Xem thêm : lớp luyện thi TOEIC

                 lớp luyện thi IELTS

 

Bài liên quan khác:

Bình luận